Privacyverklaring HelgaDesk

Als je met mij samenwerkt of contact met mij opneemt, deel je soms persoonsgegevens met mij. Denk aan je naam, e-mailadres, telefoonnummer of gegevens die nodig zijn om mijn werkzaamheden voor je uit te voeren.

Ik vind het belangrijk dat je weet wat ik met deze gegevens doe. Daarom leg ik hieronder zo helder mogelijk uit hoe HelgaDesk met jouw persoonsgegevens omgaat.

Welke gegevens verwerk ik?

Afhankelijk van onze samenwerking kan ik onder andere de volgende gegevens verwerken:

• naam en contactgegevens;
• bedrijfsnaam en zakelijke gegevens;
• gegevens die je invult via het contactformulier;
• correspondentie per e-mail of andere communicatie;
• factuur- en betaalgegevens;
• agenda- en afspraakgegevens;
• gegevens en documenten die nodig zijn voor het uitvoeren van mijn werkzaamheden.

Ik verzamel niet meer gegevens dan nodig is voor het doel waarvoor ik ze gebruik.

Waarvoor gebruik ik jouw gegevens?

Ik gebruik persoonsgegevens onder andere om contact met je op te nemen, afspraken te plannen, offertes en facturen te maken en mijn werkzaamheden voor je uit te voeren.

Ook kan verwerking noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld mijn fiscale administratie.

Werk ik voor jou als Virtual Assistant?
Dan kan het voorkomen dat ik tijdens mijn werkzaamheden toegang krijg tot persoonsgegevens van jouw klanten, medewerkers of relaties. Ik gebruik deze gegevens uitsluitend voor de werkzaamheden die we met elkaar hebben afgesproken en ga hier zorgvuldig en vertrouwelijk mee om.

Wanneer dat volgens de AVG nodig is, maken we hierover aanvullende afspraken in een verwerkersovereenkomst.

Gebruik van AI en digitale hulpmiddelen

HelgaDesk maakt waar passend gebruik van digitale hulpmiddelen en AI-toepassingen om werkzaamheden efficiënter uit te voeren, bijvoorbeeld ter ondersteuning bij het structureren, analyseren of opstellen van informatie.

Daarbij ga ik zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens. Persoonsgegevens of vertrouwelijke klantinformatie worden niet zonder noodzaak in openbare AI-toepassingen ingevoerd. Wanneer de inzet van een AI-toepassing gevolgen kan hebben voor de verwerking van persoonsgegevens binnen een opdracht, maak ik daar waar nodig vooraf afspraken over met de opdrachtgever.

AI ondersteunt mijn werk, maar vervangt mijn eigen professionele beoordeling en verantwoordelijkheid niet.